En un negocio en crecimiento, el material de oficina a menudo se encuentra metido al azar en un oscuro armario. Los empleados que buscan cualquier cosa se ven obligados a buscar en cajas de clips de papel, carpetas, bolígrafos y tinta de impresora para encontrar lo que están buscando. Los artículos en este escenario a menudo son reordenados por error si no pueden ser encontrados rápidamente.
Esto conduce a un gasto excesivo y a un desperdicio. Mantener los suministros de oficina accesibles y organizados elimina un gran obstáculo para la productividad.
SUMINISTROS DE OFICINA
No lleva mucho tiempo organizar el material de oficina, pero es una de esas tareas que es desalentadora y un poco tediosa. Recuerde que la ineficiencia, incluso a pequeña escala, no debe ser tolerada y puede conducir a problemas más grandes en el futuro. Aquí hay algunas maneras de revertir el desorden de los suministros de oficina:
- DECLARAR. La desclasificación puede ser catártica y liberadora. Deshazte de las cosas que no has usado en más de 2 años, los artículos que están rotos, y cualquier cosa que sea incompatible con la tecnología actual.
- ESTREAMIENTO. Una vez que se ha desclasificado, es hora de ordenar y racionalizar. Hacer varias zonas para cada uso. Por ejemplo, pon todos los accesorios de la impresora y el papel en el estante inferior, coloca todos los libros y carpetas en el segundo estante, y pon los suministros de uso más frecuente en el auto a la altura del brazo para un fácil acceso.
- INVENTARIO. Si aún no tiene uno, su material de oficina debería tener un inventario actualizado regularmente. Esto le mostrará cuando los artículos se están agotando, quién está usando más y también puede mostrar un patrón de uso.
- ORGANIZAR. Haz que sea una prioridad mantenerte al día con la organización e inventario del material de oficina. Mientras que un par de clips no importan, el costo de los suministros de oficina se suma rápidamente, y un seguimiento cuidadoso puede alentar a los empleados a ser más deliberados sobre su uso.
- AGILIZAR LOS PEDIDOS DE SUMINISTROS. Muchos suministros de oficina deben ser rastreados manualmente y reordenados, pero algunos pueden ser automatizados, ahorrándole tiempo y dinero comprando en sitios como hipermaterial.es. Los servicios de impresión administrados realizan un seguimiento de los niveles de tóner y le envían un mensaje cuando el tóner se ha vuelto a pedir. No tienes que hacer nada.
- TODO ESTÁ EN SU LUGAR. Si quieres crear un ambiente en el que los empleados se desempeñen mejor y sean más productivos, un espacio de trabajo ordenado es una necesidad. Esto se extiende a los armarios de suministros de oficina, la sala de descanso y todos los lugares intermedios.